일정 관리 방법 - 구글 캘린더 활용, 꿀팁, n잡러 필수

1. 개요

빠른 본론.
본인은 거의 4개 정도의 역할을 하고 있다.
대학교 재학, 온라인 쇼핑몰 CEO, 2개 프로젝트의 개발 및 PM 역할
단순 회사원일때는 많아봐야 맡는 역할이 2개 정도라서 상관없는데 많아지니까 우선순위와 놓치게 되는 일정, 태스크가 굉장히 많아져서 곤란해졌다.
이에 따라 일정을 관리하는 방법을 찾아보다가 굉장히 만족스럽게 활용하고 있는 나의 구글 캘린더 활용 방법을 소개하겠다.

 

2. 캘린더 세팅

먼저 활용할 구글캘린더 계정을 선택하고 당신이 맡은 역할별로 캘린더를 생성해야 한다.
나로 예를 들자면 맡고 있는 프로젝트 2개, 대학교, 쇼핑몰 이렇게 4개의 캘린더를 생성했다.

 

좌측 하단의 + 버튼을 누른다.

 

Create new calendar을 한다.

 

name에 본인이 할당하고자 하는 역할의 이름을 정한다.

 

그러면 좌측 하단에 본인의 역할이 생성된다. 그러면 ...을 눌러서 해당 역할의 색상을 원하는 색으로 변경해주자.
일단 본인의 경우는 추후에 일정에 대한 성공, 실패 여부를 파란색 빨간색으로 지정하기 때문에 빨간색, 파란색 계열의 색상은 피해서 설정했다.

 

그러면 캘린더 아무 곳을 선택하고 테스트로 업무를 생성해보자.

제목 : 일정의 이름
시간 : 일정의 시간이 정해져 있지 않으면 All day(종일)로 설정하자
설명 : 일정에 대한 설명이나 메모를 적어놓도록 하자
역할 : 할당된 일정을 선택하자

 

 

당신의 첫 일정이 성공적으로 등록됐다.

 

3. 업무 상태 관리

본인의 업무 상태를 관리하는 방법은 다음과 같다.
일정을 지키고 마무리하면 해당 일정을 우클릭하고 색상을 파란색으로 바꾼다.
만약에 일정을 지키지 못한 경우에는 내일 가능할 것 같으면 내일로 미루고 이번 주에 어차피 계속 질질 끌다가 진행을 못할 것 같으면 과감하게 빨간색 처리를 해버린다.

 

왼쪽 이미지는 아직 마무리되지 않은 이번 주 캘린더이고 오른쪽 이미지는 지난주의 일정 캘린더다.

이런 식으로 본인이 일정에 대한 상태값을 지정해서 관리하면 굉장히 편하다.

 

4. 핸드폰과 연동

 

당연히 핸드폰과 해당 캘린더 연동이 가능하다. 꼭 해놓자

 

구글 캘린더 앱을 업데이트, 설치하고 본인이 사용하는 계정과 연동하자

 

 

이런식으로 위젯으로 빼서 사용 가능하다. 마찬가지로 굉장히 편리하다.

 

 

5. 일정 관리 팁

이것은 본인이 구글 캘린더로 일정관리를 하면서 터득한 팁이다.

 

예상치 못한 업무가 너무 많이 추가돼서 숨을 못 쉬겠습니다. 항상 일정에 빨간색이 가득하고 뭔가 하기 싫습니다.

본인도 초기에는 욕심을 담아 일주일 일정을 빡빡하게 배정했다. 그러다가 점차 생각지 못한 일정이 항상 추가되면서 일정을 다음날로 미루다 가장 힘들고 피로한 금요일에 일정이 폭발해버리는 것을 자주 겪었다.
어차피 할 수 있는 업무는 한정되어 있는데 캘린더에 빨간색만 쌓이고 정말 일하기 싫은 상황의 연속이었다.
그러다가 한 가지 좋은 방법을 찾았다.

 

금요일에는 오전 업무만 하고 퇴근한다는 느낌으로 일부러 일정을 엄청 비워놓는 것이다.
그러면 업무가 밀리면서 금요일에도 결국 정상근무를 하게 되고 무사히 일주일의 업무를 마칠 수 있게 된다.

 

이번 주의 일정 세팅은 지난주에 하자

다음 주에 할 일을 이번 주에 세팅하자는 것이다.
이미 일주일이 시작된 상태에서 일정을 짜기보다는 한 주가 시작되기 전에 여유로운 마음으로 일정을 짜는 것이 더 차분하고 멀리 볼 수 있어서 좋았다.

 

일정이 너무 많고 어려워서 시작할 엄두가 안 나요

캘린더를 활용하다 보면 몇몇 일정은 자꾸 손도 안 대고 다음날로 밀리는 일정이 생길 것이다.
본인도 아직 그런 상황이 많다.
그런 경우는 일을 더 쪼개서 본인이 해당 업무에 대한 시작을 할 수 있도록 스스로를 장려하도록 하자
항상 모든 스케줄은 시작이 반이다. 시작이 힘들면 쪼개서 나에게 작은 성공을 주도록 하자!

 

캘린더는 공적인 계정, 회사 계정과 분리하도록 하자

당연하지만 귀찮다고 회사 계정으로 이걸 하다가 원하지 않는 정보를 타인에게 보여줘 버리는 불상사가 발생할 수 있으니 반드시 계정을 분리하도록 하자.

 

구글 캘린더 활용 팁

구글 캘린더를 더욱 편리하게 활용할 수 있는 팁은 따로 게시물을 만들어서 올릴 예정이다.
해당 부분도 꼭 참고하도록 하자.

 

 

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